6 steg mot en agil kravprocess som maximerar verksamhetsnyttan

Det finns inget som hindrar att hela verksamheten arbetar agilt. Många ursprungsidéer för det agila arbetssättet kommer till exempel från fordonsindustrin. Ett agilt arbetssätt innebär att verksamheten har den smidighet som krävs för att ständigt förbättras och utvecklas för att nå sina mål. Arbetssättet bygger på att alla medarbetare varje dag strävar efter att genom tillbakablickar, lärdomar och öppenhet för förändringar utföra saker bättre än de gjorde dagen innan.

I det här inlägget går jag igenom 6 steg som tar dig närmare ett agilt arbetssätt för kravhantering och på så sätt maximerar verksamhetsnyttan.

För att lyckas skapa en agil kravprocess, oavsett verksamhetsområde, finns två principer som alla medarbetare måste leva efter: Good Enough och Just in Time, d v s kvalitet för mottagaren och leverans när mottagaren behöver det.

1. Good enough – hitta rätt kvalitetsnivå baserat på mottagarens krav

Good Enough betyder att produkten har tillräckligt hög kvalitet för att få tillbaka kostnaden det tog att skapa den. När produkten är ”Good Enough” är den framtagen på det effektivaste sättet den går att producera. Vad som räknas som tillräckligt bra beror helt och hållet på mottagaren. För att hitta rätt kravnivå – Good Enough – är det därför viktigt att ha en aktiv och kontinuerlig kommunikation med mottagaren.

Med mottagaren menar vi inte bara slutkunden utan alla intressenter som berörs av resultatet, från förvaltningsorganisationen som ska sköta driften till Service Desk som ska ge stöd till användare. För att kunna komma överens om kvalitetskraven och säkerställa bästa möjliga löpande kommunikation, måste det agila arbetet alltid börja med att du identifierar vilka mottagarna är. Det är viktigt att allas krav tillgodoses för att skapa en Good-Enough-produkt. Utgångpunkten för agilt arbete är ständig förbättring och utveckling, vilket också betyder att överenskommelsen med mottagarna måste ses över med jämna mellanrum.

2. Fokusera på de värdeskapande aktiviteterna och Just in Time

I det agila arbetet riktas fokus mot den gemensamma värdekedjan och på att ta bort onödigt, icke värdeskapande arbete. Genom att fokuserar på att bara göra värdeskapande aktiviteter och börja med högnivåkrav (verksamhetskrav) får du tillräckligt med information för att kunna uppskatta utvecklingskostnader och planera aktiviteter. Löpande under produktutvecklingen arbetar sedan kravanalytiker och testare med att färdigutveckla krav.

Precis lika viktigt som Good Enough är det att du utför dessa värdeskapande aktiviteter precis när det behövs. Varken för tidigt eller för sent, utan enligt överenskommen tidplan. På så sätt undviker du onödigt arbete, som specificering av lågprioriterade krav som kanske aldrig implementeras.

Ju mer du jobbar med utvecklingen, desto mer lär du dig också och kan ställa bättre frågor till de olika mottagarna. Och ju mer konkret du ställer frågan, desto bättre svar får du!

3. Definiera begreppen Behov, Mål, Verksamhetskrav och Systemkrav gemensamt

Dessa är allmänord och missförstånd kan lätt uppstå. Därför behöver alla inblandade enas om ett gemensamt språk, med gemensamma begrepp och tydliga definitioner som alla inom verksamheten förstår och använder. Först då kommer den viktiga löpande kommunikation mellan olika delar av verksamheten att fungera, vilket är en förutsättning för ett framgångsrikt samarbete. Viktiga begrepp som alla inblandade behöver komma överens om är Behov, Mål, Verksamhetskrav och Systemkrav.

4. Börja med högnivåkrav – skilj på verksamhetskrav och systemkrav

Varför måste du då ta omvägen via verksamhetskrav? Oftast behöver flera olika delar av verksamheten samverka för att uppnå ett mål, till exempel öka antalet kunder. Lösningen kan vara ett mera användarvänligt system, förstärkt Service Desk och en reklamkampanj. Verksamhets- och systemkraven kopplar tillsammans ihop lösningen (systemet) med verksamhetens behov och mål. Tillsammans med gemensamma begrepp och definitioner inom hela organisationen möjliggörs en gemensam process.

Det är också viktigt att alla förstår sin roll i den gemensamma värdekedjan – från behov, via mål, till krav och lösningar. Det är inte du som avgör vad och när, utan det är upp till mottagaren att bestämma. Hur avgör varje medarbetare. Varför ni ska göra något är affärsnyttan och det är med en gemensam förståelse som ni kan säkerställa att ni når målet.

5. Samla in behoven från verksamheten och sätt mätbara mål

Alla kan bidra till behovsinsamlingen – vilka problem och möjligheter finns i vår verksamhet? Ledningen kan sätta tydliga, mätbara verksamhetsmål för att adressera behoven. Mål som beskriver ett önskat börläge i förhållande till nuläget. De olika delarna av verksamheten kan beskriva vilka egenskaper eller förmågor, d v s krav, som behövs för att uppnå målen och tillgodose behoven.

För att kunna beskriva kraven korrekt är det viktigt att inte tänka lösning, utan endast behov och mål. Ett sätt är att fråga varför, varför, varför och sedan varför igen?

6. Glöm inte att agilt arbete innebär ständig förbättring och utveckling

Agilt arbete är ett förhållningssätt och en agil kravprocess är inte en strikt metod. Varje verksamhet måste skräddarsy en metod efter just sina specifika förutsättningar. Genom att hela tiden sträva efter att förbättras och tänka på mottagarens behov och tidplan blir processen mer och mer effektiv.