Oavsett om ni jobbar i en agil organisation, en organisation under agil transformation, eller en mera traditionell organisation så tjänar ni på att se över er kravdokumentation. Detta gäller både när den först skrivs och när den ska underhållas kontinuerligt. Med relevant dokumentation sparar ni tid på att alla slipper vara på alla möten, ni slipper missförstånd då alla kan titta på samma källa till information, och ni får en hållbarhet i organisationen då ni skapar ett kollektivt minne.
Dokumentation anses av många vara ett tråkigt, svårt och kanske rent av onödigt moment. Allt ska ju vara agilt och bestämmas muntligt precis när det behövs, så varför spendera tid på massa administration? Alla ska vara lätt tillgängliga för varandra och beslut ska kunna fattas och ändras fort. Ingenting kan vara mera fel – även i det agila manifestet står det tydligt ”Fungerande programvara framför omfattande dokumentation” Det betyder inte att dokumentationen ska bort, utan bara att dess omfattning ska anpassas till att vara mera ändamålsenlig.
Det finns många saker som måste dokumenteras – krav, lösningsförslag, testresultat, användarmanualer. I checklistan fokuserar vi på dokumentation runt just kraven, men samma principer kan även tillämpas för de andra ämnena. Vi går igenom stegen ni behöver ha på plats innan ni börjar själva dokumentationen och för att hålla den uppdaterad. Här är lite kort om dem.
Steg 1 - Bestäm varför ni ska satsa på dokumentation
Första steget för en lyckad kravdokumentation är att bestämma varför ni ska satsa på det och vad syftet med dokumentation är. Om ni tydligt kan definiera varför det är viktigt för er, är det lättare att bestämma omfattningen på dokumentationen och att prioritera arbetet.
Steg 2 - Bestäm vilket verktygsstöd som behövs
Steget efter det är det bra att bestämma vilken omfattning av verktygsstöd ni behöver för dokumentationen. Ska verktyget bara hantera krav eller även annan dokumentation och är det skillnad på stöd för utvecklingsteamet kontra produkten?
Steg 3 - Bestäm detaljer för kravdokumentationen
När ni valt verktygsstöd är det dags att bestämma kravdokumentationens detaljer såsom metadata, mallar och format. Här är det bra att utgå från de olika anledningar till att dokumentera i steg 1 och tillsammans bestämma hur ni på enklaste sättet kan uppnå detta. Dokumentationen bör ske löpande och det viktigaste är att alla inblandade kan se varför något ska göras samt vad ni diskuterat.
Steg 4 - Underhåll dokumentationen
Oavsett om ni jobbar på en agil arbetsplats eller ej är ständig förbättring och utveckling en grundpelare för all verksamhet. Att dokumentera krav är ett löpande arbete eftersom kraven utvecklas över tid och genom att hela tiden sträva efter att förbättra och tänka på alla intressenters behov blir kravhanteringen mer och mer effektiv och omfattningen ändamålsenlig.
Vi har full förståelse för att kravdokumentation inte alltid är lätt och att det ibland kan kännas tufft att ensam kämpa för tråkig administration. Men vi hoppas att denna checklista ger dig några konkreta tips som du får användning för i ditt arbete.